El estándar Business Process Modeling Notation(BPMN) es una notación gráfica que se utiliza para modelar las operaciones de los procesos de negocio de cualquier organización, en un formato de flujo de trabajo (Workflow).

En síntesis BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje común entre el diseño de los procesos de negocio y su implementación a través de alguna plataforma tecnológica como Alfresco.

BPMN es tan potente y sólido que a partir del diagrama se puede generar el código ejecutable. De este modo definimos con el administrador o gerente de un negocio los flujos de trabajo específicos de su organización y generamos una solución tecnológica adaptada específicamente a sus procesos

Pero, realmente es tan sencillo

Evidentemente implantar una plataforma tecnológica que permita llevar la trazabilidad de los procesos de una organización tiene su complicación.

Sdweb - Soluciones Digitales intenta hacerlo lo más amigable posible para el cliente combinando:

1. El estándar BPMN

El modelamiento de BPMN se realiza mediante diagramas muy simples con un conjunto muy pequeño de elementos gráficos. Representa gráficamente las diferentes etapas del proceso.
La notación ha sido diseñada específicamente para coordinar la secuencia de procesos y los mensajes que fluyen entre los diferentes procesos participantes.

El modelado de procesos de negocio suele empezar capturando actividades de alto nivel para luego ir bajando de nivel de detalle dentro de diferentes diagramas.

Con esto se busca que para los usuarios del negocio y los desarrolladores técnicos sea fácil entender el flujo y el proceso. Las cuatro categorías básicas de elementos son:

Objetos de flujo: Eventos, Actividades, Gateways.

Objetos de conexión: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje, Asociación

Swimlanes (Carriles): Pool, Lane

Artefactos: Objetos de Datos, Grupo, Anotación

2. CMS Alfresco + Activiti BPMN 2.0

La inclusión del motor Activiti BPMN 2.0 en la actualización 3.4 de Alfresco Community facilita definir los flujos de trabajo de una organización.

Alfresco, se trata de una plataforma de código abierto para la gestión de los procesos y la documentación de una entidad, permitiéndonos definir grupos de trabajo, roles y las reglas-acciones asociadas a un proceso determinado.

Por ejemplo: podríamos definir un flujo de trabajo muy simple en base al cual el comercial de una empresa sube el acta de una reunión con un cliente a la plataforma; el gerente inmediatamente recibe un aviso en su correo del documento.

Después de su lectura el gerente tiene la posibilidad dar el Ok al acta de reunión (inmediatamente el acta se enviaría a una nueva carpeta de gestión de proyecto y el técnico recibe un correo para iniciar el proyecto) o denegar el Ok (inmediatamente el comercial recibiría un correo para reelaborar el acta; mantener una nueva reunión con el cliente para concretar más aspectos o desestimar a ese cliente).

La gran ventaja de combinar un sistema de gestión de procesos con el CMS ALFRESCO es que al mismo tiempo tenemos toda la documentación de la entidad organizada, incorpora herramientas colaborativas (un webescritorio como calendario de eventos, tareas pendientes en función del usuario, wiki colaborativo, enlaces de interés...) y permite integrar software de cuadros de mando para explotar la información y saber el estado de los proyectos en cualquier momento.

Como muchos de vosotros sabeis en Sdweb somos firmes defensores del software libre. En el caso del desarrollo de plataformas de gestión de procesos esta filosofía nos permite:

1. No hay pago de licencias, es decir, nos aseguramos que la empresa que nos de soporte va a dedicar lo que le paguemos a estar desarrollando

2. Se tratan de desarrollos modulares y adaptados a cada casuística. A veces nos complicamos demasiado cuando nuestras necesidades son menores ¿Para que necesitas un ERP (Enterprise Resource Planning) con multitud de funciones complejas y un proceso de implantación muy complejo?

3.Definimos la plataforma tecnológica entre todos. Estos asegura que a posteriori va a funcionar correctamente y ser utilizada como instrumento de trabajo. Que el equipo de una empresa colabore en la definición y desarrollo de la aplicación facilitará a posteriori su implementación, ¿a quien le gusta que le impongan un sistema que no entiende?

4.No dependo de una empresa. La gran ventaja de trabajar en software libre y en la tecnología de Alfresco es que hay un gran volumen de empresas que dan soporte y tienen amplia experiencia.

Nosotros ofrecemos este servicio, si no te gusta siempre puedes cambiar y no depender de una única empresa que te instala un producto propietario.

Artículo escrito por Brais Martínez Francisco, doctorando de la Universidad de Barcelona. El autor del artículo tiene un Diploma de Estudios Avanzados al publicar el estudio "Gestión del Conocimiento 2.0"

En Sdweb realiza labores de director de proyectos TIC y es el responsable del área de implementación de herramientas tecnológicas basadas en Alfresco.